Opción sostenible por defecto: elimine duplicados, conserve los documentos

La opción sostenible por defecto implica eliminar periódicamente el desorden digital —fotografías duplicadas, borradores antiguos e informes caducados—, pero solo después de comprobar qué debe conservarse. Por ejemplo, un documento fiscal sujeto a una norma de conservación de siete años no está obsoleto, aunque tenga una copia en el escritorio y otra en la nube. El truco consiste en eliminar la copia que no aporta valor, no el documento en sí. Acumular todas las versiones desperdicia energía en el almacenamiento y las copias de seguridad, mientras que perder un documento obligatorio incumple las normas.

Cuando vea una pregunta sobre la reducción del impacto medioambiental, busque la expresión «plan de conservación» o «calendario de conservación». Si el supuesto menciona una obligación de conservación por motivos jurídicos o un requisito de auditoría, no recomiende eliminar el archivo original, sino únicamente los duplicados o las versiones obsoletas. Haga una comprobación mental rápida y pregúntese: «¿Incumpliría alguna norma si eliminase este archivo?». En caso afirmativo, consérvelo; en caso negativo, elimínelo. Otra pista: piense en las bandejas de entrada del correo electrónico; eliminar boletines antiguos ahorra energía en los servidores, pero eliminar un contrato antes de que finalice el período de conservación es un error.

Para ponerse a prueba, imagine que tiene tres copias de la misma hoja de cálculo del año pasado. La política de conservación establece que debe guardar una copia durante dos años más. La medida sostenible consiste en eliminar dos copias y conservar una. Ese es el criterio esencial: conservación con una finalidad concreta, no acumulación indiscriminada ni eliminación indiscriminada. Recuérdelo como «una copia, no tres».