Minimizzazione dei dati: la regola della «necessità di sapere»

La minimizzazione dei dati ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera c), del GDPR implica che si debbano raccogliere soltanto i dati personali strettamente necessari per una finalità specifica. Ad esempio, se gestite una newsletter, è sufficiente un indirizzo e-mail: non è necessario richiedere la scansione di un passaporto o l’indirizzo di casa. La distinzione fondamentale è tra i dati essenziali per l’attività e quelli che sarebbe semplicemente utile avere; il regolamento richiede i primi, non i secondi.

Un comune trabocchetto d’esame consiste nel presentare uno scenario in cui i dati aggiuntivi sembrano utili, come la conservazione della data di nascita di un cliente per un programma di sconti quando è sufficiente conoscerne la fascia di età. Ricordate che «necessario» significa che non è possibile conseguire la finalità senza quel dato: se invece è possibile, il dato aggiuntivo costituisce una violazione. Un altro suggerimento per eliminare le risposte errate: se una domanda elenca più campi di dati, chiedetevi quali siano direttamente funzionali all’obiettivo dichiarato; tutto ciò che va oltre è probabilmente non conforme.

Per verificare la vostra comprensione, immaginate di trattare candidature a un posto di lavoro: vi occorrono il nome, i recapiti e le qualifiche pertinenti del candidato, ma non il suo stato civile o i suoi hobby. Se potete mentalmente eliminare un campo e portare comunque a termine l’attività, è probabile che tale campo non superi la verifica della minimizzazione. Questo filtro mentale vi aiuta a individuare rapidamente le violazioni in qualsiasi scenario di trattamento dei dati.