Ελαχιστοποίηση δεδομένων: ο κανόνας «ανάγκης γνώσης»
Επεξεργάζεστε μόνο δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται σε ό,τι είναι αναγκαίο· η παγίδα των εξετάσεων είναι η σύγχυση του «αναγκαίου» με το «χρήσιμο».
Η ελαχιστοποίηση δεδομένων βάσει του άρθρου 5 παράγραφος 1 στοιχείο γ) του GDPR σημαίνει ότι πρέπει να συλλέγετε μόνο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που είναι απολύτως αναγκαία για συγκεκριμένο σκοπό. Για παράδειγμα, αν διαχειρίζεστε ενημερωτικό δελτίο, αρκεί μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — δεν χρειάζεται να ζητάτε σάρωση διαβατηρίου ή διεύθυνση κατοικίας. Η βασική αντίθεση είναι μεταξύ δεδομένων που είναι ουσιώδη για την εργασία και δεδομένων που απλώς θα ήταν χρήσιμα· ο κανονισμός απαιτεί τα πρώτα, όχι τα δεύτερα.
Ένα συνηθισμένο τέχνασμα στις εξετάσεις είναι να παρουσιάζεται σενάριο στο οποίο επιπλέον δεδομένα φαίνονται χρήσιμα, όπως η αποθήκευση της ημερομηνίας γέννησης πελάτη για πρόγραμμα εκπτώσεων, όταν χρειάζεται μόνο η ηλικιακή του κατηγορία. Θυμηθείτε ότι «αναγκαίο» σημαίνει πως δεν μπορείτε να επιτύχετε τον σκοπό χωρίς αυτό — αν μπορείτε, τα επιπλέον δεδομένα συνιστούν παράβαση. Μια ακόμη ένδειξη για αποκλεισμό επιλογών: αν μια ερώτηση παραθέτει πολλαπλά πεδία δεδομένων, αναρωτηθείτε ποια εξυπηρετούν άμεσα τον δηλωμένο στόχο· οτιδήποτε πέραν αυτού πιθανότατα δεν συμμορφώνεται.
Για να ελέγξετε την κατανόησή σας, φανταστείτε ότι επεξεργάζεστε αιτήσεις εργασίας: χρειάζεστε το όνομα του αιτούντος, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα συναφή προσόντα του, αλλά όχι την οικογενειακή κατάσταση ή τα χόμπι του. Αν μπορείτε νοητά να αφαιρέσετε οποιοδήποτε πεδίο και να ολοκληρώσετε πάλι την εργασία, το πεδίο αυτό μάλλον δεν πληροί τη δοκιμή ελαχιστοποίησης. Αυτό το νοητικό φίλτρο σας βοηθά να εντοπίζετε γρήγορα παραβάσεις σε κάθε σενάριο επεξεργασίας δεδομένων.
Τι απαιτεί η αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων βάσει του GDPR;
Να υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στα αναγκαία για τον σκοπό της επεξεργασίας.